Nextcloud

Nextcloud ist eine freie Software zum Verwalten und Speichern der Daten in einer Cloud. Ähnlich wie Google Drive, nur ohne Office-Lösung. Man kann Dateien hochladen, Aufgabenkarten, Umfragen, Gruppenchats zu Projekten erstellen und Termine eintragen.

Registrierung

Die Registrierung erfolgt an der Anmeldemaske unter https://cloud.avoesterreich.at Nach dem Registrieren muss gewartet werden, bis ein Admin den User freigeschalten hat. (Sonst könnte sich ja jeder einfach registrieren und das System nutzen.)

Aufgabenplanung

Um die Aufgabenplanung aufzurufen, muss das Deck ausgewählt werden.

Zur allgemeinen Aufgabenplanung wird das Deck verwendet. In einem Deck kann man Boards für verschiedene Projekte anlegen. In einem Board gibt es Listen für Aufgabenbereiche und in Listen gibt es Karten für einzelne Aufgaben.

https://cloud.avoesterreich.at/index.php/apps/deck/

Anlegen eines Board/Liste/Karte

Das Board ist das Projekt, die Liste der Aufgabenbereich und die Karte ist die einzelne Aufgabe.

Als Beispiel nehmen wir das Evoweg-Projekt in Voitsberg. Das Projekt wurde als Board angelegt. Im Board gibt es den Aufgabenbereich mit den Schildpaten. Und da für jedes einzelne Schild ein Pate gefunden werden muss, gibt es dafür je eine Karte.

Die Aufgabenkarte

Hier können die Infos in einer Karte hinterlegt werden. Für uns interessant sind: Beschreibung, Schlagwort, Anhänge und Kommentare.

In die Aufgabenkarte kommen die detaillierten Informationen. In unserem Beispiel zu den Schildpaten sind in der Beschreibung die Kontaktdaten des Schildpaten. Im Anhang wird die schriftliche Bestätigung hochgeladen. Bei den Kommentaren können Hintergrundinfos angegeben werden.

Mit dem Schlagwort kann man der Karte einen Status zuweisen (z.b Erledigt)

Talk

Im Talk können projektbezogene Unterhaltungen erstellt werden. Es sind im Grunde ganz normale Gruppenchats.

Die Talk-Funktion im Nextcloud sind einfache Gruppenchats. Es können nicht registrierte Benutzer über einen Einladungslink hinzugefügt werden. Die Chats können mit einem Projektboard verknüpft werden. Damit wird das auffinden der richtigen Boards langfristig auch einfach bleiben.

Optional gibt es auch eine Nextcloud Talk App fürs Smartphone die gratis heruntergeladen werden kann. Leider hinkt die App in ihrer Funktionalität anderen Messenger Apps (wie Telegram z.B) nach. Playstore AppStore

Verknüpfen von Boards, Talks und Dokumenten

Rechts oben im Board verbirgt sich hinter dem rot markierten Bereich die Funktionen für das Verknüpfen und Berechtigungen setzen.

Damit andere User das verknüpfte Board im Talk auch sehen können, muss ihnen zumindest das Lese-Recht gewährt werden. Im ersten roten markierten Bereich können einzelne User bzw. Gruppen ausgewählt werden. Im zweiten rot markierten Bereich können die Boards ausgewählt werden, mit denen der Talk verknüpft werden soll.

Wir verknüpfen die einzelnen Punkte, damit wir diese Später auch wieder einfach finden können. Bevor wir aber zur Verknüpfung kommen, müssen wir einzelnen Personen oder Gruppen erst die Berechtigung dafür geben. (Sonst sind auch die Verknüpfungen für diese Personen unsichtbar.)